अनुपालन
नेपालका फार्मेसीका लागि अनुपालन सफ्टवेयर: नार्कोटिक रजिस्टर, IRD-शैलीको बिक्री रजिस्टर र HMIS निर्यात
तपाईंले दिनहुँ गर्ने बिल र स्टक प्रविष्टिबाटै HopMeds ले अनुपालनका अभिलेख तयार गर्छ। त्यसैले निरीक्षक वा लेखापालले मागेको बेला नियन्त्रित औषधिको रजिस्टर, मासिक बिक्री रजिस्टर र HMIS का आँकडा तयारै हुन्छन्।
काम गर्दै जाँदा आफैं भरिने नार्कोटिक रजिस्टर
कुनै औषधिलाई नियन्त्रित औषधि भनी चिनो लगाउनुहोस् र तपाईंको DDA अनुमतिमा त्यसका लागि तोकिएको वर्ग लेख्नुहोस्। त्यसपछि त्यो औषधि आउँदा, बिक्री हुँदा, स्टक समायोजन गर्दा वा बिल रद्द भएर फिर्ता हुँदा हरेक पटक शाखाको नार्कोटिक (लागुऔषध) रजिस्टरमा एउटा लाइन थपिन्छ, र त्यस लाइनमा त्यसपछिको बाँकी मौज्दात देखिन्छ। हरेक लाइन बिक्री वा स्टक कारोबारसँगै एकै पटक सुरक्षित हुन्छ, त्यसैले एउटा बिना अर्को हुँदैन, र चढिसकेको लाइन सच्याउन वा मेटाउन मिल्दैन।
शाखामा म्याद नसकिएको DDA नार्कोटिक अनुमति दर्ता नभएसम्म, NMC नम्बरसहितका प्रमाणित प्रिस्क्राइबर नछानिएसम्म, प्रिस्क्रिप्सनको सन्दर्भ नम्बर नलेखिएसम्म र खरिदकर्ताको नाम-ठेगाना नभरिएसम्म नियन्त्रित औषधिको बिक्री पक्का हुँदैन। बिल रद्द गरियो भने ‘फिर्ता’ लाइन थपिन्छ; बिक्रीको लाइन जस्ताको तस्तै रहन्छ।
- औषधिलाई पहिलो पटक नियन्त्रित भनी चिनो लगाउँदा प्रत्येक शाखामा रहेको स्टकबाटै रजिस्टर सुरु हुन्छ
- रिपोर्ट खण्डमा खोलेर नेपाली (वि.सं.) वा अङ्ग्रेजी (ई.सं.) महिनाअनुसार हेर्नुहोस्
- हरेक लाइनमा वि.सं. मिति, ब्याच, आएको र गएको परिमाण, बाँकी, बिरामी, NMC नम्बरसहित प्रिस्क्राइबर र बिल नम्बर देखिन्छ
- DDA अनुमति नम्बर र म्याद सकिने मिति शाखा सेटिङमा एक पटक मात्र लेख्नुपर्छ
- रजिस्टर एडमिन र फार्मासिस्टले खोल्न सक्छन्; रिसेप्सनिस्ट र लेखापालले सक्दैनन्
रजिस्टर र भण्डार छेउछेउमा राखेर देखाउने स्टक जाँच
रिपोर्ट खण्डको नार्कोटिक स्टक जाँचले हरेक नियन्त्रित औषधिको नियन्त्रण वर्ग, रजिस्टरको बाँकी, ब्याचमा रहेको स्टक र दुईबीचको फरक देखाउँछ, अनि कति औषधिमा फरक छ भनेर गन्छ। यसले निरीक्षकले भेट्टाउनुअघि नै तपाईंलाई कमी पत्ता लगाउन मद्दत गर्छ। दैनिक स्टक परिवर्तन कारण लेखेर ‘स्टक समायोजन’ बाट गरिन्छ; नियन्त्रित औषधिमा त्यो समायोजनले रजिस्टरमा पनि मिल्दो लाइन लेख्छ, त्यसैले रजिस्टर र भण्डार सँगसँगै चल्छन् र अघिल्ला लाइन जस्ताका तस्तै रहन्छन्।
- हरेक नियन्त्रित औषधिको एक पङ्क्ति: नियन्त्रण वर्ग, रजिस्टर मौज्दात, भौतिक स्टक र फरक
- फरक परेका औषधि छुट्टै रङमा देखिन्छन् र तिनको संख्या स्क्रिनको माथि देखिन्छ
- स्टक समायोजन गर्न कम्तीमा १० अक्षरको कारण अनिवार्य छ
- रजिस्टरका लाइन कहिल्यै सच्याइँदैनन् वा मेटिँदैनन्, एडमिनले पनि सक्दैनन्
रद्द बिलसमेत समेटिएको IRD-शैलीको बिक्री रजिस्टर
वित्त खण्डमा महिना छान्नुहोस्, HopMeds ले शाखाका सबै बिल नम्बरकै क्रममा देखाउँछ: बिल नम्बर, वि.सं. र ई.सं. मिति, खरिदकर्ता र PAN, करयोग्य, कर छुट र भ्याट रकम, जम्मा र स्थिति। रद्द गरिएका बिल पनि आफ्नै नम्बर र मितिसहित, शून्य रकममा ‘रद्द’ चिनो लागेर सूचीमै रहन्छन्, र निर्यात गरिएको फाइलको कैफियत महलमा रद्द गर्नुको कारण हुन्छ; त्यसैले क्रममा कुनै नम्बर हराएको देखिँदैन।
त्यसैको छेउमा रहेको मासिक रिपोर्टले जारी बिल, कुल र खुद बिक्री, छुट, करयोग्य र कर छुट बिक्री, संकलित भ्याट, रद्द बिल र भुक्तानी माध्यमअनुसारको असुली जोडेर देखाउँछ। दुवै Excel वा CSV मा डाउनलोड गर्न सकिन्छ, त्यसैले IRD बिक्री खाता सिधै लेखापालकहाँ पुग्छ।
- बिल नम्बर प्रत्येक शाखा र आर्थिक वर्षअनुसार क्रमैसँग चल्छ
- औषधिमा पूर्वनिर्धारित रूपमा भ्याट छुट हुन्छ; भ्याट दर्ता भएको फार्मेसीमा मात्र भ्याट लाग्छ
- IRD मा केही पठाइँदैन; विवरण तपाईं अहिले जस्तै आफैं बुझाउनुहुन्छ
आफैं बुझाउने HMIS रिपोर्टका लागि मासिक सारांश
मिति दायरा र तीनमध्ये एउटा ढाँचा छान्नुहोस्, HopMeds ले हालको शाखाका लागि सारांश बनाउँछ: बहिरंग (OPD) भ्रमण—कुल, नयाँ, फलो-अप, आकस्मिक, पुरुष र महिला; औषधि वितरण—प्रिस्क्रिप्सन, औषधि बिक्रीको आम्दानी, स्टक सकिएका औषधि र नष्ट गरिएका म्याद गुज्रेका औषधि; वा वित्त—आम्दानी, भ्याट, छुट र उठ्न बाँकी रकम। हरेक पङ्क्तिमा अङ्ग्रेजी र नेपाली दुवै शीर्षक हुन्छ। बनेका सारांश रिपोर्ट खण्डमा सुरक्षित रहन्छन्, पछि फेरि खोल्न सकिन्छ।
सारांश Excel वा CSV मा डाउनलोड गरेर आँकडा आफ्नो HMIS रिपोर्टमा सार्नुहोस्। यी HopMeds का आफ्नै ढाँचा हुन्, स्वास्थ्य सेवा विभाग (DoHS) को आधिकारिक फारम वा DHIS2 अपलोड होइनन्, त्यसैले हालको आधिकारिक फारमसँग मिलाएर हेर्नुहोस्।
- HMIS 1, 2 र 3 शैलीका पाना: OPD, औषधि वितरण र वित्त
- प्रत्येक शाखाका लागि छुट्टाछुट्टै तयार हुन्छ
- लेखापालले नार्कोटिक रजिस्टरको पहुँच बिनै रिपोर्ट बनाउन र निर्यात गर्न सक्छन्
चाहिने ठाउँमा वि.सं. र ई.सं. दुवै मिति
मासिक रिपोर्ट, बिक्री रजिस्टर र नार्कोटिक रजिस्टरका लागि नेपाली (वि.सं.) वा अङ्ग्रेजी (ई.सं.) महिना छान्नुहोस्—वि.सं. मासिक रिपोर्ट चाहिने भए साउन, भदौ भनेरै छान्न मिल्छ; बिक्री रजिस्टरको निर्यात फाइलमा दुवै मिति हुन्छन्। बिल नम्बरमा साउनबाट सुरु हुने आर्थिक वर्ष समावेश हुन्छ, जस्तै KTM01-2083/84-000123, र PDF रसिदमा वि.सं. मिति छापिन्छ।
- महिनाका नाम नेपाली र अङ्ग्रेजी दुवैमा
- दिन नेपाली समय (UTC+05:45) अनुसार गनिन्छ, त्यसैले राति अबेर काटिएको बिल पनि सही मितिमै पर्छ
- पूरै स्टाफ एप नेपाली र अङ्ग्रेजीबीच बदल्न मिल्छ
अभिलेखमा डाक्टर, आफ्नै लगइनमा कर्मचारी
हरेक डाक्टरको NMC नम्बरसहित प्रिस्क्राइबर सूची राख्नुहोस्; एउटै नम्बर दोहोरिन दिइँदैन। प्रमाणीकरण भनेको अभिलेख राखिने, हातैले गरिने जाँच हो: एडमिनले NMC को सार्वजनिक दर्ता सूचीमा डाक्टर खोजेर नतिजा जनाउँछन्, र त्यो नतिजा डाक्टर सूचीमा उहाँको नामसँगै देखिन्छ। फार्मासिस्टले डाक्टर थप्न सक्छन् तर प्रमाणित गर्न सक्दैनन्, र NMC नम्बर बदलिएमा प्रमाणीकरण फेरि सुरुबाट गर्नुपर्छ।
हरेक कर्मचारी आफ्नै लगइन र तोकिएको भूमिका—एडमिन, फार्मासिस्ट, रिसेप्सनिस्ट वा लेखापाल—बाट भित्र पस्छन्। लगइन र परिवर्तन त्यही व्यक्तिको नाममा समय र नतिजासहित सच्याउन नमिल्ने लगमा अभिलेख हुन्छन्, र प्रत्येक व्यक्तिले सेटिङमा आफ्ना हालका प्रविष्टि हेर्न सक्छन्; लगले हरेकलाई आफ्नै प्रविष्टि मात्र देखाउँछ।
- नियन्त्रित औषधिको बिक्रीमा छान्न र ई-प्रिस्क्रिप्सनका लागि जोड्न प्रमाणित प्रिस्क्राइबर मात्र मिल्छ
- कर्मचारीलाई आफू काम गर्ने शाखामा मात्र सीमित गर्न सकिन्छ
- Plus र Pro योजनामा फोटो खिचेर कागजी प्रिस्क्रिप्सन दर्ता गर्ने सुविधा थपिन्छ
HopMeds ले के दाबी गर्दैन: HopMeds IRD मा सूचीकृत छैन, र यसलाई DDA, NMC वा स्वास्थ्य सेवा विभाग (DoHS) को कुनै स्वीकृति छैन। यसले यी निकायले प्रयोग गर्ने ढाँचा पछ्याउँछ, तर यीमध्ये कुनै निकायलाई केही पठाउँदैन: IRD मा विद्युतीय रूपमा विवरण बुझाउने वा HMIS/DHIS2 मा अपलोड गर्ने सुविधा छैन, र डाक्टरलाई NMC दर्ता सूचीमा सफ्टवेयरले होइन, तपाईंको एडमिनले जाँच्छन्। कागजी प्रिस्क्रिप्सन सुरक्षित राख्ने, विवरण बुझाउने र निरीक्षणमा जवाफ दिने जिम्मेवारी तपाईंकै हो।
अनुपालन अभिलेखबारे प्रश्नहरू
के HopMeds लाई IRD, DDA वा DoHS को स्वीकृति छ?
छैन। HopMeds IRD को सूचीकृत बिलिङ सफ्टवेयरको सूचीमा छैन, र यसलाई औषधि व्यवस्था विभाग, नेपाल मेडिकल काउन्सिल वा स्वास्थ्य सेवा विभागको कुनै स्वीकृति छैन। यसले यी निकायले प्रयोग गर्ने ढाँचा पछ्याउँछ, तर यीमध्ये कुनै निकायलाई केही पठाउँदैन। तपाईंको कर कार्यालय वा लेखापरीक्षकले सूचीकृत सफ्टवेयर अनिवार्य गरेका छन् भने पहिले उहाँहरूसँगै सोध्नुहोस्।
के HopMeds ले नियन्त्रित औषधिको नार्कोटिक (लागुऔषध) रजिस्टर राख्छ?
राख्छ, तपाईंले नियन्त्रित भनी चिनो लगाएका सबै औषधिको: हरेक कारोबार त्यसपछिको बाँकी मौज्दातसहित सम्बन्धित शाखाको लागुऔषध रजिस्टरमा चढ्छ, र बिक्रीका लागि शाखामा DDA अनुमति, प्रमाणित प्रिस्क्राइबर, प्रिस्क्रिप्सनको सन्दर्भ नम्बर र खरिदकर्ताको नाम-ठेगाना चाहिन्छ। कागजी प्रिस्क्रिप्सन भने अहिले जस्तै सुरक्षित राख्नुहोस्।
मेरो हातले गनेको स्टक नार्कोटिक रजिस्टरसँग मिलेन भने?
नार्कोटिक स्टक जाँचले हरेक नियन्त्रित औषधिको फरक देखाउँछ, जसलाई तपाईं खोजी गर्न सक्नुहुन्छ। रजिस्टरका लाइन कहिल्यै सच्याइँदैनन् वा मेटिँदैनन्, र साक्षीसहित गन्ती सच्याउने स्क्रिन छैन, त्यसैले व्याख्या नभएको फरक स्टक जाँचमा देखिइरहन्छ।
के HopMeds ले मेरो HMIS रिपोर्ट बनाइदिन्छ?
प्रत्येक शाखाका लागि HMIS-शैलीका सारांश (बहिरंग भ्रमण, औषधि वितरण र वित्त) अङ्ग्रेजी र नेपाली शीर्षकसहित Excel वा CSV मा बनाइदिन्छ, जुन तपाईं आफ्नो HMIS रिपोर्टमा प्रयोग गर्नुहुन्छ। यी स्वास्थ्य सेवा विभागको आधिकारिक फारम होइनन्, HopMeds का आफ्नै ढाँचा हुन्, र DHIS2 मा केही अपलोड हुँदैन, त्यसैले बुझाउनुअघि हालको आधिकारिक फारमसँग मिलाएर हेर्नुहोस्।
के HopMeds ले मेरो बिक्री विवरण IRD मा पठाउँछ?
पठाउँदैन, IRD मा केही पनि पठाइँदैन। बिक्री रजिस्टरले महिनाभरका हरेक बिल वि.सं. र ई.सं. मिति, खरिदकर्ता, PAN, अनि करयोग्य, कर छुट र भ्याट रकमसहित देखाउँछ, रद्द बिलसमेत। लेखापाल र भ्याट विवरण बुझाउनका लागि यसलाई Excel वा CSV मा डाउनलोड गर्नुहोस्।
के HopMeds ले नेपाल मेडिकल काउन्सिलमा डाक्टर प्रमाणित गर्छ?
स्वचालित रूपमा गर्दैन। एडमिनले डाक्टरको NMC नम्बर NMC को सार्वजनिक दर्ता सूचीमा जाँचेर नतिजा जनाउँछन्, र त्यो नतिजा डाक्टरको अभिलेखमा सुरक्षित हुन्छ। नियन्त्रित औषधिको बिक्रीमा छान्न वा ई-प्रिस्क्रिप्सनका लागि जोड्न प्रमाणित प्रिस्क्राइबर मात्र मिल्छ।
के म रिपोर्टहरू विक्रम संवत्मा राख्न सक्छु?
सक्नुहुन्छ। मासिक रिपोर्ट, बिक्री रजिस्टर र नार्कोटिक रजिस्टर वि.सं. वा ई.सं. महिनाअनुसार हेर्न सकिन्छ, र बिक्री रजिस्टरको निर्यात फाइलमा दुवै मिति देखिन्छन्।
सम्बन्धित पृष्ठ
आफ्नो फार्मेसी सुरु गर्नुहोस्
आफ्नो पसलबारे बताउनुहोस्, हामी सुरु गराइदिन्छौं — हालको स्टक सूची सार्ने काम पनि सहित।
वा सिधा फोन गर्नुहोस्: +977-9768542410